Tháng thứ 7 trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp: Thiết lập KPI và công cụ đo lường hiệu suất

Trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững, tháng thứ 7 là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp chuyển từ vận hành cảm tính sang quản trị bằng dữ liệu. Đây là lúc cần thiết lập hệ thống KPI rõ ràng, đo lường hiệu suất hiệu quả và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên số liệu thay vì cảm giác.

Câu hỏi khiến nhiều doanh nghiệp phải dừng lại suy nghĩ

Trong một buổi huấn luyện doanh nghiệp, một câu hỏi đơn giản được đặt ra: “Tháng trước, bộ phận marketing của bạn có hiệu quả không?” Nhiều chủ doanh nghiệp trả lời dựa vào cảm giác: “Cũng ổn, có khách về.” Nhưng khi hỏi sâu hơn về số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chốt đơn, hay chi phí trên mỗi khách hàng, họ lại không có câu trả lời cụ thể.

Điều này không hiếm gặp. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang hoạt động dựa vào cảm nhận chủ quan thay vì hệ thống đo lường cụ thể. Nhưng điều này là rào cản lớn cho việc cải tiến và tăng trưởng. Vì “nếu không đo được thì không thể cải tiến, và nếu đo sai thì cải tiến sẽ sai chỗ”.

Vì sao phải thiết lập KPI và công cụ đo lường hiệu suất?

KPI không phải là công cụ gây áp lực cho nhân viên. Ngược lại, nó là công cụ giúp cả đội ngũ và nhà lãnh đạo:

• Biết được điều gì đang hoạt động và điều gì không.

• Xác định rõ nơi cần tập trung và đào tạo.

• Giám sát tiến trình theo mục tiêu, tránh tình trạng “bận rộn nhưng không hiệu quả”.

Một hệ thống KPI tốt giúp:

• Nhân viên hiểu rõ vai trò và kỳ vọng.

• Chủ doanh nghiệp kiểm soát mà không cần can thiệp quá mức.

• Các phòng ban hoạt động đồng bộ với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

3 bước xây dựng KPI đơn giản mà hiệu quả

Bước 1: Xác định kết quả mong muốn theo từng vị trí

Không cần quá nhiều chỉ số phức tạp. Hãy bắt đầu với hai câu hỏi quan trọng cho từng vị trí:

• Người này tạo ra kết quả gì?

• Làm sao để biết họ đang làm tốt?

Tập trung vào đầu ra thay vì thời gian làm việc. Ví dụ:

• Sales: số hợp đồng ký, doanh thu cá nhân, tỷ lệ chốt.

• Marketing: số lượng khách hàng tiềm năng, chi phí trên mỗi khách hàng, lượng truy cập web.

• Kỹ thuật: tỷ lệ lỗi, tiến độ bàn giao, độ hài lòng khách hàng.

• Hành chính: thời gian phản hồi, tỷ lệ chính xác hồ sơ.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Bước 2: Viết KPI theo công thức SMART

KPI cần rõ ràng, có thể đo lường và định hướng hành động. Hãy viết theo công thức SMART:

• Specific (Cụ thể): Không nói “tăng tỷ lệ chốt” mà là “tăng từ 18% lên 25%”.

• Measurable (Đo được): Có thước đo, bảng tính cụ thể.

• Achievable (Khả thi): Dựa trên nguồn lực thực tế.

• Relevant (Phù hợp): Gắn với mục tiêu của vị trí và công ty.

• Time-bound (Thời gian rõ ràng): Theo tuần, tháng hoặc quý.

Mỗi vị trí chỉ nên có 3 đến 5 KPI quan trọng – vừa đủ để theo dõi và cải tiến.

Bước 3: Sử dụng dashboard để theo dõi hàng tuần

Nếu KPI không được đo thường xuyên, nó sẽ mất giá trị. Một bảng dashboard KPI toàn công ty có thể được thiết lập bằng Google Sheet, không cần phần mềm đắt tiền. Gợi ý cấu trúc:

• Các cột: KPI – Mục tiêu – Kết quả thực tế – Trạng thái (Xanh/Vàng/Đỏ).

• Cập nhật vào cuối tuần hoặc sáng thứ Hai.

• Họp đầu tuần 30 phút để đánh giá, chọn 1 vấn đề cần cải tiến và phân công trách nhiệm.

Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”

Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”

Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân

Checklist hành động tháng thứ 7 trong 5 bước xây dựng doanh nghiệp

Tài liệu gợi ý kèm theo

• Mẫu KPI theo từng vị trí.

• Dashboard KPI mẫu bằng Google Sheet.

• Mẫu kế hoạch huấn luyện nhân sự theo KPI.

Thông điệp cuối tháng 7

Một chiếc xe không có đồng hồ tốc độ sẽ không biết khi nào nên chậm lại hay tăng tốc. Doanh nghiệp cũng vậy. KPI không chỉ là công cụ đo lường, mà là chiếc la bàn dẫn đường. Khi bạn đo đúng, bạn mới có thể cải tiến đúng hướng. Và đó là một phần không thể thiếu trong 5 bước xây dựng doanh nghiệp thành công và bền vững.