Nội dung chính
Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể thiếu hệ thống vận hành hiệu quả. Ở tháng thứ 8 trong hành trình 5 bước xây dựng doanh nghiệp, chúng ta tập trung vào việc xây dựng SOP – Standard Operating Procedure (Quy trình vận hành chuẩn) và hướng dẫn thao tác (Manual). Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp nhân bản, tối ưu và duy trì chất lượng ngay cả khi có sự thay đổi nhân sự.
Mở đầu: Nghỉ việc là… hết?
Một câu chuyện điển hình: Một CEO chia sẻ rằng khi trưởng kho nghỉ việc, toàn bộ quy trình giao hàng bị xáo trộn. Người mới không biết bắt đầu từ đâu, còn người cũ thì phải gọi điện hỗ trợ liên tục.
Lý do? Không có SOP. Không có hướng dẫn thao tác nào được ghi chép hay lưu trữ. Tất cả phụ thuộc vào trí nhớ và kinh nghiệm cá nhân.
Đây không phải là trường hợp hiếm gặp – mà là vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải có SOP?
Khi không có SOP, doanh nghiệp vận hành theo kiểu “truyền miệng”, mỗi người mỗi cách làm. Người mới mất thời gian học hỏi, trong khi người cũ làm việc theo thói quen. Khi nhân sự thay đổi hoặc doanh nghiệp mở rộng, những sai sót, lỗi hệ thống sẽ tăng lên nhanh chóng.
Ngược lại, có SOP giúp doanh nghiệp:
-
Chuẩn hóa quy trình – ai làm cũng theo một hệ thống thống nhất.
-
Rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới.
-
Tăng hiệu suất, giảm lỗi và giữ vững chất lượng dịch vụ.
-
Dễ dàng nhân bản mô hình sang các chi nhánh khác.
-
Giúp nhân viên chủ động thực hiện công việc mà không cần hỏi sếp từng bước.
Hướng dẫn 3 giai đoạn xây dựng SOP trong doanh nghiệp
Dựa trên kinh nghiệm huấn luyện doanh nghiệp và mô hình 11 bước xây dựng SOP, chúng tôi chia quá trình này thành 3 giai đoạn dễ triển khai:
GIAI ĐOẠN 1: XÂY DỰNG SOP – CỐT LÕI TRONG 5 BƯỚC
-
Xác định các công việc cần SOP
Chọn 3-5 quy trình quan trọng nhất, thường xảy ra lỗi hoặc có tần suất lặp lại cao như: bán hàng, giao hàng, báo giá, thanh toán… -
Đặt mục tiêu cụ thể cho từng quy trình
Ví dụ: Giảm lỗi giao hàng từ 12% xuống còn 3% hoặc rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới từ 2 tuần còn 3 ngày. -
Liệt kê các bước thực hiện chi tiết
Mỗi bước cần thể hiện rõ: ai làm, làm gì, làm như thế nào, tiêu chuẩn là gì, thời gian bao lâu. -
Đính kèm biểu mẫu và tài liệu hỗ trợ
Bao gồm: phiếu giao hàng, mẫu báo giá, checklist kiểm tra hàng hóa… -
Lập sơ đồ quy trình (flow-chart)
Thể hiện quy trình qua sơ đồ trực quan: ai làm trước, ai làm sau, cần duyệt bởi ai, thời hạn là bao lâu…
Giai đoạn này có thể thực hiện bằng các công cụ đơn giản như Word, Excel hoặc PowerPoint.
Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”
Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”
Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân
GIAI ĐOẠN 2: TRIỂN KHAI VÀ ĐÀO TẠO
-
Truyền thông và công bố SOP cho toàn bộ nhân sự
Giải thích rõ: SOP không phải là “luật cứng” mà là công cụ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn. -
Đào tạo thao tác chuẩn theo SOP và Manual
Thực hiện demo thao tác – cho thực hành có giám sát – thu thập phản hồi. -
Phân quyền sở hữu và quản lý SOP cho từng vị trí
Người thực hiện được góp ý và cập nhật SOP phù hợp với thực tế công việc. -
Đo lường hiệu quả SOP sau 1 tháng hoặc 1 quý
Thống kê tỷ lệ lỗi, đánh giá hiệu suất công việc và mức độ chủ động của nhân viên.
Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”
Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”
Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân
GIAI ĐOẠN 3: CẢI TIẾN VÀ NHÂN BẢN
-
Thu thập phản hồi và điều chỉnh định kỳ
Mỗi 3 tháng tổ chức họp đánh giá để cập nhật và cải tiến các SOP đang áp dụng. -
Số hóa và đưa vào hệ thống phần mềm quản lý
Khi SOP đã ổn định, có thể chuyển thành quy trình điện tử trên hệ thống nội bộ, phần mềm workflow hoặc tài liệu đào tạo online.
SOP không phải là văn bản – mà là tài sản có thể nhân bản
Điểm khác biệt giữa một doanh nghiệp có thể mở rộng và một doanh nghiệp dậm chân tại chỗ nằm ở việc họ biến tri thức cá nhân thành hệ thống.
SOP là bản đồ giúp nhân viên định hướng rõ ràng, kể cả khi không có sếp bên cạnh. Doanh nghiệp càng sớm xây dựng SOP, càng dễ dàng phát triển đội ngũ và nhân bản mô hình kinh doanh.
Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”
Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”
Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân
Checklist hành động tháng thứ 8
| Việc cần làm | Gợi ý hành động | Trạng thái |
|---|---|---|
| Chọn 3-5 quy trình quan trọng | Ưu tiên các quy trình hay xảy ra lỗi | ☐ |
| Viết SOP theo 5 yếu tố | Mục tiêu – Bước – Người – Biểu mẫu – Flowchart | ☐ |
| Họp công bố SOP nội bộ | Truyền thông đúng tinh thần: hỗ trợ – không kiểm soát | ☐ |
| Đào tạo thao tác theo SOP | Có checklist đánh giá và phản hồi nhân viên | ☐ |
| Lên lịch review & cải tiến định kỳ | Mỗi quý một lần, có người chịu trách nhiệm | ☐ |
Thông điệp cuối tháng thứ 8
Muốn nhân bản doanh nghiệp – phải nhân bản được cách làm.
SOP không phải là giấy tờ – mà là bản đồ giúp nhân viên không bị lạc khi không có sếp bên cạnh.
Doanh nghiệp không có SOP – chỉ là công việc luân phiên truyền miệng, không thể phát triển bền vững.Xem thêm: KHOÁ ĐÀO TẠO “CEO & CHIẾN LƯỢC CÔNG TY – ỨNG DỤNG CÔNG CỤ CHIẾN LƯỢC”
Tham khảo: Khóa đào tạo “Kỹ năng lãnh đạo cho Quản lý cấp cao CxO”
Xem thêm: 5 bước xây dựng doanh nghiệp bền vững khởi đầu từ việc làm chủ thời gian và mục tiêu cá nhân
TCBD đồng hành cùng bạn trong hành trình xây dựng doanh nghiệp chuyên nghiệp, bài bản và phát triển dài lâu.
Liên hệ TCBD để được tư vấn & huấn luyện riêng cho đội ngũ của bạn.
Hotline: 0868 77 39 39
Website: daotaogiamdoc.pro.vn
