Tại sao cần kiểm soát dòng tiền?
Chúng ta thường hay bắt gặp trường hợp các doanh nghiệp có con số lợi nhuận tuyệt vời hiện ra trên báo cáo nhưng trong thực tế thì sau đó chủ doanh nghiệp phải vật vã để trả các hóa đơn và đóng thuế. Sẽ thật là may mắn nếu cuối cùng họ tìm ra được tiền lời đang nằm ở đâu và số tiền đã chi ra cho khoản mục nào. Ít nhất việc tìm ra tiền đã chi ở đâu cũng giúp họ có kế hoạch chi tiêu và tối ưu hóa ngân sách trong tương lai. Dưới đây là 7 lý do khiến cho doanh nghiệp bị thất thoát tiền:
1. Kiểm soát dòng tiền qua “Khoản phải thu của khách hàng”
Nếu doanh nghiệp của bạn đã bán các sản phẩm, dịch vụ thì vấn đề của dòng tiền và lợi nhuận nằm ở công nợ của khách hàng không được thu hồi đúng hạn hoặc bị lãng quên. Lợi nhuận của doanh nghiệp bị hao hụt thường rơi vào trường hợp các giao dịch đã thực hiện trong khi chưa thu hồi công nợ, điều này cũng đồng nghĩa họ không có tiền chi cho các khoản thanh toán đến hạn. Vấn nạn này khiến chủ doanh nghiệp khủng hoảng và mệt mỏi với dòng tiền của chính công ty mình, hay thậm chí là tiền của cá nhân mình nữa.
Lợi nhuận của doanh nghiệp bị hao hụt thường rơi vào trường hợp các giao dịch đã thực hiện trong khi chưa thu hồi công nợ. (Hình minh họa: Internet)
2. Kiểm soát dòng tiền: Quá nhiều hàng tồn kho
Khoản mục tiếp theo gây ra sự khủng hoảng dòng tiền là các doanh nghiệp đang bị quá tải hàng tồn kho. Điều này thường xảy ra do nhân viên đặt hàng quá tích cực hoặc nhân viên bán hàng quá hăng hái. Việc sản xuất, đặt mua quá nhiều hàng hóa nhưng lại không xử lý, không giải quyết vấn đề đầu ra và hàng hóa tồn đọng sẽ khiến cho doanh nghiệp ‘chôn vốn’, đồng nghĩa với việc ‘chôn tiền’ trong kho hàng. Rõ ràng thì tiền của bạn không mất đi, nó chỉ đang nằm trong hàng hóa của doanh nghiệp.
3. Kiểm soát dòng tiền: Chi phí Tài sản cố định
Một trong những nỗi lo của chủ doanh nghiệp khi nhắc đến lợi nhuận và dòng tiền chính là chi phí (hay nghĩ theo khía cạnh tích cực là sự đầu tư), để có được cơ sở vật chất tốt hơn/mới hơn/lớn hơn. Lấy ví dụ nếu chủ doanh nghiệp không đầu tư hợp lý chi phí tài sản cố định thì rõ ràng chúng ta sẽ tiêu tốn một khoảng tiền cho việc giữ lại máy móc cũ kỹ để sử dụng và phải bảo trì, sửa chữa với chi phí ngang bằng việc mua một chiếc máy mới hiện đại, tiết kiệm chi phí vận hành, hiệu suất sử dụng cao hơn.
4. Kiểm soát dòng tiền: Thanh toán cho chủ nợ sớm?
Khủng hoảng dòng tiền có thể xảy ra do việc chủ doanh nghiệp trả tiền cho chủ nợ quá sớm. Chủ doanh nghiệp nghĩ rằng công ty nên trả luôn cho nhà cung cấp khi có sẵn tiền trong ngân hàng hoặc có đủ tiền mặt đủ để tránh trường hợp bị làm phiền và khi tiền của khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp thì dòng tiền sẽ cân đối lại, kịp thời thanh toán cho những khoản nợ khác, rõ ràng chúng ta có thể xoay được dòng tiền. Ý tưởng này không tồi chút nào. Nhưng bạn có lường trước được các tình huống sẽ xảy ra, trường hợp khách hàng không trả tiền cho bạn thì sao? Hãy chờ đến hạn mới thanh toán, ít nhất bạn vẫn có tiền trong ngân hàng hơn là chuyển vào túi của ai đó và khiến mất cân đối dòng tiền của mình.
5. Vay hoặc thế chấp để thanh toán
Khủng hoảng lợi nhuận và dòng tiền có thể xảy ra bởi các khoản vay đã được thanh toán với tổng số tiền lớn hơn và cao hơn khoản thanh toán thông thường. Giống như trả tiền cho các chủ nợ, trên bề mặt, đây là một điều tốt nhưng thực chất việc đó đang làm tăng áp lực lên dòng tiền trong doanh nghiệp.
Việc doanh nghiệp vay thế chấp để thanh toán đôi khi làm tăng áp lực lên dòng tiền trong doanh nghiêp. (Hình minh họa: Internet)
6. Bị mất trộm hoặc hao hụt khiến dòng tiền ảnh hưởng
Trộm cắp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào trong doanh nghiệp của bạn từ khách hàng cho tới nhân viên. Bạn có thể theo dõi việc này với nhiều cách như: kiểm tra hàng tồn kho và đánh giá lợi nhuận gộp. Thực tế lợi nhuận và dòng tiền của bạn bị ảnh hưởng rất nhiều khi bất kỳ nhân viên nào trộm đồ của doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu hành vi trộm cắp xảy ra trên sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận thấp, có khi tỷ suất lợi nhuận chỉ có 10%, thì bạn cần phải bán thêm 10 sản phẩm cùng loại mới hòa vốn.
7. Chủ doanh nghiệp rút tiền Công ty
Cuối cùng, một trong những nguyên nhân rõ ràng nhất khiến tiền có thể biến mất trong một doanh nghiệp là chủ sở hữu đang rút quá nhiều tiền. Điều này có thể xuất phát từ vấn đề họ có các khoản vay hoặc thế chấp phải trả ngoài doanh nghiệp, nhưng cũng có thể xuất phát từ phong cách sống xa hoa của họ. Trên thực tế, dòng tiền kinh doanh bị “xuất huyết” bởi vì không thể cân được số tiền đã rút ra. Việc rút tiền doanh nghiệp cho các khoản chi tiêu cá nhân sẽ gây ra sự thâm hụt và hoàn toàn bất hợp pháp.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp phải vấn đề nào trong những lý do nào vừa nêu trên không?
Theo: “Small Changes – Big Results” – Andrew Johnston
Nhà huấn luyện doanh nghiệp giúp bạn kiểm soát dòng tiền.
Business COACH I Executive COACH I Chuyên gia huấn luyện doanh nghiệp
MBA, Thomas Trịnh Toàn.
